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LUNES CON EL PIE DERECHO

Lunes con el pie derecho: Estar ocupado vs. sentirse ocupado

M. Pabon excoordinadora de asuntos del Gafi. M. Pabon excoordinadora de asuntos del Gafi.
M. Pabon excoordinadora de asuntos del Gafi.

OPINIÓN

Julio Cortázar terminó famosamente el Preámbulo de las instrucciones para dar cuerda a un reloj escribiendo: [Cuando te regalan un reloj] “no te regalan un reloj, tú eres el regalado, a ti te ofrecen para el cumpleaños del reloj”.

Muchas veces cometemos el error de pensar que nos hace falta el tiempo, cuando lo que nos hace falta es manejar nuestro tiempo.

Cuando estaba en la universidad, usualmente rechazaba invitaciones de

cualquier tipo cuando tenía un deadline que cumplir. “No puedo ir al cine porque tengo que entregar un ensayo de 15 páginas para mañana”, me excusaba. Sin embargo, muchas de las veces ni fui al cine ni aproveché productivamente las dos horas en las que hubiera estado en el cine.

Sentirse abrumadoramente ocupado, difícilmente nos permite enfocarnos y terminar el trabajo que tenemos pendiente.

A lo largo del año nos sentimos ocupados, pero apenas arranca diciembre

nos empezamos a sentir particularmente ocupados. Solo de pensar en las reuniones, en el tranque, en el mall... nos invade el espantoso sentimiento de que el tiempo se nos escapa de las manos. Sin embargo, hay una diferencia real entre el estar ocupado y el sentirse ocupado. La percepción de estar ocupado es el factor que más conspira en contra de terminar las tareas que nos librarían del estar ocupados. Una vez que entendemos claramente qué tenemos por hacer, podemos dominar nuestro to-do list y producir efectivamente.

Para hacerlo, podemos utilizar la herramienta: La caja de Eisenhower, que está dividida en cuatro cuadrantes: Importante-No urgente; Importante-Urgente; Urgente-No importante; No urgente-No importante. Estas cuatro categorías nos ayudan a comprender la prioridad de las tareas y también a ser estratégicos en el orden en el que las realizamos.

No importante-No urgente son todos los post de Facebook que queremos ver. Si no es importante y no es urgente, hazlo luego. Muchas veces el estrés de estar ocupado o de estar perdiendo el tiempo, irónicamente nos lleva a perder más tiempo.

Urgente-No importante son todas las reuniones, correos y llamadas que tenemos que coordinar. De ser posible, todo lo Urgente-No importante debe ser delegado a alguien más. En el caso de tu emprendimiento, donde podrías no tener a quien delegar, despiértate una hora más temprano y sal de todos estos pendientes. En una hora del día contesta todos los correos. Así podrías dedicarle el resto de tu día a lo Importante-Urgente.

Importante-Urgente que son los deadlines y las emergencias.

Son todas las tareas que debes hacer inmediatamente. Cabe mencionar que Importante-Urgente de alguna manera son los fuegos que tenemos que apagar. Trabajar constantemente bajo presión, reaccionando a la falta de tiempo, es la indicación de que no hemos sido estratégicos. Debe ser una de las metas, constantemente reducir las tareas Importante-Urgente.

Importante-No urgente es la creación de proyectos a largo plazo. En esta categoría están todas las cosas que podemos llevar a cabo con la visión de desarrollar nuestro negocio.

Es desarrollar un producto basado en un servicio, un servicio basado en un producto, o promover nuevas ofertas entre nuestros clientes. Está en nosotros decidir cuándo realizamos las tareas Importante-No urgente y, por eso, son las tareas que dejamos para último. Muchas veces hasta cuando ya es demasiado tarde.

Aunque en el mundo ideal todo lo Importante- No urgente lo trabajaríamos con tiempo, en la realidad las tareas se acumulan y tratar lo urgente nos roba el tiempo de trabajar en lo importante. Una técnica para asegurarnos de hacer tiempo para lo Importante-No urgente es asignarle unas horas específicas todas las semanas. Por ejemplo, designar que todos los miércoles de 2:00 p.m. a 3:00 p.m. tienes una reunión contigo mismo para desarrollar los proyectos que avanzarán tu negocio. Yo antes pensaba que el tiempo, o la falta de tiempo, era un filtro real para lo que sinceramente queríamos hacer. Pero sin una estrategia, este es un filtro rudimentario que podría estar dejando por fuera planes a largo plazo. Nos toca diseñar nuestro criterio de selección, analizando la prioridad de una tarea y el impacto que puede tener en nuestro negocio.

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