DOCUMENTOS PÚBLICOS

Notarías no entregan protocolos

Pese a que la ley obliga a presentar sus procesos, la mayoría de los notarios incumple con esta disposición ante los Archivos Nacionales.
En la avenida Perú, frente a la plaza de la Lotería Nacional Víctor Julio Gutiérrez, descansa el imponente edificio de los Archivos Nacionales, con los papeles que documentan la historia nacional. LA PRENSA/Iván Uribe. En la avenida Perú, frente a la plaza de la Lotería Nacional Víctor Julio Gutiérrez, descansa el imponente edificio de los Archivos Nacionales, con los papeles que documentan la historia nacional. LA PRENSA/Iván Uribe.
En la avenida Perú, frente a la plaza de la Lotería Nacional Víctor Julio Gutiérrez, descansa el imponente edificio de los Archivos Nacionales, con los papeles que documentan la historia nacional. LA PRENSA/Iván Uribe.

Al solicitar información sobre protocolos de notarías públicas desde 2009 a la fecha al Archivo Nacional, entidad encargada de resguardar toda la documentación oficial del Estado, encontrará incontables lagunas sobre esta parte de la memoria institucional.

Este medio constató que solo cuatro de las 23 notarías en el país –13 de ellas en la capital– entregaron a los Archivos Nacionales sus informes referentes a la administración del expresidente Ricardo Martinelli: la primera, la tercera, la octava, y la duodécima.

Sara Carvajal, directora general de esta institución, confirmó que la notarías incumplen las disposiciones legales. Se refiere al artículo 21 de la Ley 16 de 1941, que establece que “los protocolos correspondientes a los últimos veinte y cinco años formarán el archivo particular de cada Notaría. Los protocolos restantes ingresarán cada año al Archivo Nacional”.

Esta disposición ordena a los notarios remitir cada año a los Archivos Nacionales todos los protocolos que efectúen en sus despachos, y dependiendo del período que abarque se incluirán en la sección particular de cada notaría en esta entidad o en la documentación general del Archivo Nacional.

Carvajal, que también estuvo al frente de la institución hasta 2011 –año en el que se rompió la alianza oficialista entre Cambio Democrático y el Partido Panameñista–, señaló que las notarías siempre han tenido un comportamiento similar.

“Cuando llegamos en 2009 hicimos reuniones, porque la información no se estaba entregando. Ahora que regreso veo que las notarías dejaron de enviar los protocolos”, dijo.

Agregó que a pesar de que ya en 2009 se les había recordado a los notarios que debían cumplir con la ley, estos le comunicaron que “nadie les decía nada” si no entregaban los protocolos notariales. De 2011 hasta el pasado 4 de mayo, los Archivos Nacionales fueron dirigidos por Bexie De León.

PLAZO HASTA DICIEMBRE

Los notarios tendrán hasta el mes de diciembre para actualizar su información en los Archivos Nacionales, según indicó Carvajal. La funcionaria manifestó que ese es el plazo que se le ha fijado a las notarías. Además, dijo que ya se elaboró un cronograma para que dichas entidades entreguen su información. “Antes de terminar diciembre debemos de tener todo actualizado”, enfatizó.

El Presidente de la República es el encargado, a través del Ministerio de Gobierno (Mingob), de nombrar a los notarios. Ellos son supervisados por la Gobernación de la provincia respectiva.

Rafael Pino, gobernador de la provincia de Panamá, expresó que “si bien no se ha cumplido en su totalidad con el envío de los protocolos de las notarías al Archivo Nacional, estamos gestionando coordinadamente con dicha entidad, ejerciendo una labor de mediación entre las notarías y la citada oficina pública”.

Por su parte, Guillermo Collado, notario undécimo desde julio de 2011, señaló que la falta de información se debe a procesos administrativos. Relató que en la administración que terminó el pasado 30 de junio, hubo notarios que recibieron protocolos de vieja data, que se remontaban, incluso, hasta tres períodos pasados. “Recibieron 100 mil expedientes y no han podido mandarlos porque cuesta organizarlos y empastarlos”, afirmó.

Contó que él no ha podido remitir sus expedientes porque el Archivo Nacional “está recibiendo información de otras notarías (...) Estoy en lista de espera”.

Rocío González, extitular de la Notaría Décima Tercera, dijo que el notario tiene muchas funciones y no queda tiempo para este menester. “Si no contratan personal, qué puedo hacer yo”, afirmó, sin dar más detalles.

NUEVA LEY

Durante las últimas administraciones hubo varias denuncias en las que se señaló a las notarías públicas como un foco de corrupción. En la era Martinelli, incluso, hubo escándalos y denuncias de desvíos de fondos para los partidos políticos, reclamos por certificación fraudulenta de traspasos de fincas, manejo de estas oficinas por ministros de Estado, y la injerencia del Ejecutivo en las decisiones de los notarios.

Por esta razón, el Ministerio de Gobierno (Mingob), cuyo titular es Milton Henríquez, presentó el miércoles pasado ante la Asamblea Nacional el proyecto de ley que reorganiza las notarías.

El documento tiene como objetivo crear la Dirección Nacional de Notarías, entidad que estará adscrita al Mingob, que cumplirá con la misión de fiscalizar la función notarial.

Asimismo, crea la carrera notarial en conjunto con las universidades públicas y privadas debidamente reconocidas, ya que en el futuro el Derecho Notarial será un requisito obligatorio para poder ostentar el cargo de notario público.

Raúl Castillo, de la Notaría Décima -y extitular de la Tercera-, quien mantiene su documentación al día, tal y como lo confirmó Carvajal, se quejó de la propuesta y aseguró que la misma no fue creada en consenso con el resto de sus colegas.

$250 COBRABA AMADOR GUERRERO

Archivos Nacionales no solo custodia información sobre documentos notariados e institucionales, sino que además resguarda pergaminos de gran valor histórico que van desde 1572 hasta nuestros días.

Uno de ellos, por ejemplo, es el primer cheque que recibió Manuel Amador Guerrero como presidente de la nueva República, por un valor de $250.

Los pasillos silenciosos del Archivo Nacional, ubicado en la avenida Perú –frente a la plaza Víctor Julio Gutiérrez–, igualmente guardan correspondencia vital en la historia republicana, como las de la gesta patriótica de 1903, o las de Victoriano Lorenzo, líder indígena que se alzó contra el poder central de Colombia cuando el territorio panameño no era aún independiente. También conserva documentos sobre el “Incidente de la Tajada de Sandía”, de los tratados Hay-Bunau Varilla, entre otros.

En los Archivos Nacionales, sin embargo, no se encuentra algún documento que señale que fue Rufina Alfaro, heroína de La Villa de Los Santos, quien dio el grito de independencia de Panamá de España, el 10 de noviembre de 1821. Carvajal comenta que esta es una de las principales interrogantes que le formulan los visitantes a la institución.

El Archivo Nacional fue creado mediante la Ley No. 43 de diciembre de 1912, durante la primera presidencia de Belisario Porras.

SERVICIO Y RESTAURACIÓN

En los Archivos Nacionales también se pueden solicitar algunos servicios como encuadernación de documentos, libros, textos y autenticación de planos.

Estos servicios, en conjunto con los que ofrecen las notarías, le generaron a la institución el pasado quinquenio $231 mil, aproximadamente, fondo que se espera aumente durante el próximo quinquenio, aseguró Carvajal.

También se desarrolla actualmente la reconstrucción de documentos en el laboratorio, creado en 2010. En ese recinto, ubicado en el sótano del edificio, quienes laboran allí se encargan de que la historia no se pierda al aumentar los antiguos documentos.

Existe, además, una sala de análisis donde se estudian las causas del deterioro –generalmente causado por hongos– de los documentos.

Una vez que se detecta la presencia de hongos, el documento sufre un proceso que va desde la desinfección hasta la digitalización.

Actualmente, uno de los proyectos que lleva adelante el Archivo Nacional es la digitalización de los documentos. El trabajo lleva dos meses de haberse iniciado y ha permitido el proceso de 2 mil informaciones, pero no será hasta el mes de diciembre cuando se puedan observar los mismos en la nueva plataforma que lanzará esta entidad. “Esto nos permitirá saber con cuántos documentos cuenta el Archivo”, expresó Carvajal.

El Archivo Nacional, también conocido como la memoria de Panamá, se ha quedado sin espacio, por lo que contempla dentro de su presupuesto fiscal de 2015, de $4 millones, un monto de menos $1 millón para comprar un terreno donde se establecerá la nueva sede de esa entidad.

Precisamente, Carvajal explicó que en las salas de archivo ya no cabe un documento más.

Según informó, el edificio estaría ubicado en Cárdenas, en las áreas revertidas. “Es importante tener un nuevo edificio, porque se está perdiendo la información en diferentes entidades que no tienen dónde guardarla”.

Con la construcción de una nueva sede, el actual recinto se convertirá en una sala de exposición de documentos, que sería la primera en el país.

(Con información de Luis Burón-Barahona).

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