¿Hasta cuándo se deben guardar los informes y documentos de contabilidad? Esta pregunta es muy común entre los contribuyentes, pues guardar documentos viejos ha sido una práctica costosa y sin muchos méritos.
La respuesta está vinculada a la fecha de prescripción de los impuestos, contribuciones y tasas que se relacionen con esos mismos documentos.
Veamos el caso del impuesto sobre la renta (ISR). Los resultados de una auditoría fiscal o de un alcance de oficio terminan en una resolución que emite la autoridad competente, que en estos casos es el administrador provincial de ingresos según el domicilio del contribuyente, y que contendrá la liquidación adicional del impuesto con los detalles y los fundamentos legales del caso.
El artículo 720 del Código Fiscal panameño señala que la resolución de la liquidación adicional deberá expedirse dentro de los tres años siguientes a la fecha de la presentación de la declaración (jurada de rentas), y agrega que “serán nulas las resoluciones que se expidan después de los tres años siguientes a la fecha de la presentación, y en consecuencia, el contribuyente no estará obligado a pagar el monto de la liquidación”.
Por otro lado y contradictoriamente, el mismo código, en su artículo 737, establece que el derecho del fisco a cobrar el ISR prescribe a los siete años (exceptuando los impuestos sujetos al sistema de retención obligatoria, en cuyo caso la prescripción se extiende a 15 años).
Dicho en otras palabras, el fisco tiene siete años para ejercer el derecho a gestionar el cobro del ISR ya determinado, y siempre que conste en los registros de la DGI. Pero cuando se trata de hacer liquidaciones sobre impuestos adicionales, la gestión de la DGI se limita a tres años, contados a partir de la fecha de presentación de la declaración.
Con la nueva reforma fiscal en estudio, que será la futura referencia obligada en materia fiscal, el plazo de los tres años antes señalados sobre las liquidaciones adicionales del ISR se extenderá a siete años. Menudo lío para el sector privado. Si la nueva norma le otorga poder a la DGI para hacer revisiones o auditorías fiscales hasta por siete años, sus auditores fiscales tendrán la oportunidad de lucirse y ser más efectivos; con esta disposición, la empresa privada tendrá más dolores de cabeza ante la posibilidad de una auditoría fiscal extendida, pues tendrá que enfrentar tal revisión sobre los últimos siete años.
En esta forma, de prosperar la propuesta, se igualará el término legal que tienen las autoridades fiscales para expedir una resolución (tres años) con el tiempo de que dispone la DGI para cobrar los impuestos adeudados (siete años). Al extenderse el derecho de expedir resoluciones contentivas de liquidaciones adicionales se reduce la “lotería” que muchos han jugado, pues tres años siempre han pasado rápido y las administraciones pasadas han sido muy pasivas y permisivas.
Volviendo al archivo de documentos, cuya fuerza probatoria puede ahorrar muchos dolores de cabeza y de bolsillo, ya en Panamá tenemos una ley de archivos tecnológicos que abordaremos en otra ocasión.
La próxima reforma envía el mensaje de mejorar cumplimiento voluntario y la obligación de guardar celosamente los documentos que comprueben el monto de los ingresos y sus respectivas fuentes, y los que sustenten los costos y los gastos deducidos.
