Debo confesar que he dictado numerosas conferencias sobre el uso de la firma electrónica en Panamá y, por mucho tiempo, pensé que los documentos del proceso de cumplimiento sólo podían ser suscritos con firma electrónica calificada. Craso error el mío, debido que asumía que estos documentos la ley los consideraba una declaración jurada.
En principio hay que distinguir que Panamá, como en la mayoría de las jurisdicciones, se legislan dos tipos de firmas electrónicas, a saber: la firma electrónica (la cual denominaremos “firma electrónica simple” en este escrito, para mejor comprensión), y la firma electrónica calificada.
Ambas son plataformas electrónicas de identificación y posterior otorgamiento de la manifestación de voluntad.
El uso de ambos tipos de firma son válidos y tienen fuerza legal. Sin embargo, la ley ha reservado cierto tipo de documentos para que sólo puedan ser suscritos por la firma electrónica calificada. En resumen estos son: los que deben ser notariados por ley; los que deben ser ratificados por funcionarios públicos, y las declaraciones juradas.
Aunque en la actualidad ya existen plaformas de firma electrónica simple que logran certificar lo que la ley le exije a las de firma electrónica calificada, la diferencia está que no están inscritas en la Dirección de Firma Electrónica del Registro Público (ya sea por falta de la reglamentación de la ley, porque el mercado panameño que usaría el servicio no es extenso, etc.). Cual fuera la razón, en la actualidad, el único certificador es el mismo Registro Público por autorización de la norma legal.
Lo lamentable del caso, es que el mercado le huye a la firma electrónica calificada, por las barreras que tienen actualmente sus clientes para obtenerla. En resumen, la actual firma electrónica calificada no es masificable y existen barreras para la obtención de los particulares, ya sea por razón de precio, que el trámite puede ser engorroso sobretodo si se va usar poco, el término corto de duración de dos años del certificado e, incluso, que no puede ser utilizada en dispositivos móviles.
Siempre malinterpreté que los formularios de debida diligencia y los de declaración de beneficiarios finales de personas jurídicas eran una declaración jurada exigida por las normas de cumplimiento. La realidad es que no lo son. Una declaración jurada debe ser realizada ante una autoridad judicial o administrativa. Al sol de hoy, no he visto que ninguno de estos documentos sean realizados frente a ninguno de estos funcionarios, y el día que eso pase, Panamá dejará de ser para siempre un país competitivo y eficiente para hacer negocios.
El formulario de debida diligencia es eso, un mero cuestionario para captar datos, que incluso luego deben ser verificados con la documentación de sustento. No debe ser notariado ni es una declaración jurada, por lo cual puede ser suscrito con firma electrónica simple.
En relación al formulario de declaración de beneficiarios finales, el artículo 8 del Decreto 363 de 2015 establece en su segundo párrafo que el mismo puede ser a través de “un acta, certificación o declaración jurada” suscrita por los representantes de la entidad o personas autorizadas. Así pues, aun cuando los formularios de los sujetos obligados que he revisado en la plaza digan erroneamente en su encabezado que son una declaración jurada, al no hacerse esa declaración ante una autoridad judicial o administrativas, realmente estamos frente a una certificación la cual, al no ser ninguno de los documentos reservados para ser suscritos por firma electrónica calificada, podría hacerse con la simple.
Por ser la debida diligencia un proceso que requiere identificar a los clientes finales, recomiendo utilizar plataformas de firma electrónica simple que identifiquen plenamente a los suscriptores de los documento y así mitigar la suplantación de identidad. Actualmente, las nuevas tecnologías en plataforma de firma electrónica ofrecen diferentes métodos para esto, como puede ser la doble autenticación del usuario o, aun más seguro, utilizando tecnología de reconocimiento facial (la que más se recomienda), que compara la cara del firmante contra su foto en su documento de identidad, al momento de realizar la firma.
El autor es abogado de nuevas tecnologías
