En Panamá coexisten dos sistemas de facturación, i) los equipos fiscales conectados a la Dirección General de Ingresos (DGI) mediante un dispositivo de comunicación y ii) el Sistema de Factura Electrónica de Panamá (SFEP). Y, a excepción de ciertas actividades expresas en la Ley 76 de 1976, es obligatoria la expedición de factura para acreditar toda operación de transferencia, venta de bienes y prestación de servicios por parte de las personas residentes en Panamá, sin importar la forma en que se perfeccione la transacción, la forma de pago o nacionalidad de las partes.
Dentro del SFEP existen dos modalidades: a) El facturador gratuito de la DGI, el cual es un portal de esta entidad disponible para que personas naturales o jurídicas que emitan hasta 500 documentos al mes y que generen ingresos brutos anuales de hasta B/. 1,000,000, puedan emitir y gestionar sus facturas electrónicas, y b) la modalidad PAC, esta alternativa está disponible para todo aquel que por sus características no pueda o no desee utilizar el facturador gratuito. Requiere de los servicios de un Proveedor de Autorizado Calificado (PAC) el cual se encargará de la validación y otorgamiento de la autorización de uso de la factura electrónica emitida.
Ahora bien, conforme a la normativa vigente, la adopción del SFEP es obligatoria para:
Empresas bajo el régimen SEM.
Proveedores del Estado, empresas estatales o semiestatales.
Empresas que obtengan su Registro Único de Contribuyente (RUC) después del 1 de enero de 2022.
Bancos con actividades onshore, compañías de seguros, bolsas de valores, y otras entidades financieras.
Contribuyentes con certificaciones de excepción de uso de equipo fiscal expiradas o que no cuenten con fecha de expiración.
Considerando esto, la adopción del SFEP resulta voluntaria para la gran mayoría de las actividades, sin embargo, es hora de que todos los contribuyentes vayan pensando en realizar la migración a este método de facturación ya que pronto los equipos fiscales serán cosa del pasado.
¿Qué necesito saber al respecto?
Primero: Ese pedazo de papel con un código QR que me da mi proveedor o comercio NO es una factura electrónica, es el Comprobante Auxiliar de Factura Electrónica (CAFE), una representación gráfica y simplificada de la factura electrónica, y se preguntarán, ¿dónde está mi factura electrónica? La factura electrónica es el archivo en formato xml que debe llegar por correo electrónico junto al CAFE, el cual contiene una enorme cantidad de información de la transacción, cumple con los requisitos técnicos y legales exigidos en la Ficha Técnica y la normativa en la materia, y está firmado electrónicamente por el emisor de la factura, esto es lo que le brinda su validez legal y lo perfecciona como título ejecutivo.
Segundo: Es importante considerar que, si tiene proveedores bajo el SFEP es imperativo que como receptor de la factura realicen la verificación de validez de las mismas antes de utilizarlas como crédito fiscal del ITBMS o como un gasto deducible.
Para facilitar esto, uno de los servicios en el WebService de la DGI para los ya afiliados al SFEP incluye la verificación de validez de las facturas que reciban. De igual forma existe la alternativa de verificar manualmente la validez de las facturas que reciben escaneando el código QR en el CAFE o desde el sitio web de la DGI con el Código Único de Factura Electrónica (CUFE) de 64 dígitos.
Tercero: Ahora bien, es importante saber qué debo tener en cuenta para que esta transición al SFEP sea lo menos traumática o lo más sencilla posible para mi negocio.
Con base a nuestra experiencia en el tema, la primera recomendación sería crear un equipo de trabajo multidisciplinario interno para abordar este tema, el mismo debe contar con personal de IT, impuestos, operaciones, contabilidad, cumplimiento, legal, atención al cliente, productos, y sobre todo de la alta gerencia, ya que un cambio de esta magnitud requiere del conocimiento y apoyo de los altos mandos del negocio.
Cuarto: La siguiente recomendación comprende la revisión de los requisitos básicos para formar parte del SFEP e iniciar con las pruebas, como lo son la obtención del Certificado de Firma Electrónica para factura electrónica de la compañía, la revisión de la normativa en la materia y de la Ficha Técnica para factura electrónica, con el objeto de determinar cualquier requisito o cambio que resulte necesario tener en cuenta. Les aseguro que esto les será más necesario y útil de lo que imaginan.
Quinto: Paralelamente, deben iniciar con la evaluación y selección del PAC más adecuado a las necesidades de su negocio, ya que estos proveen muchas opciones útiles para una variedad de actividades. Actualmente existe una lista con veinte PACs, debidamente autorizados por la DGI a su disposición.
Aún hay mucho más que compartir en la materia, pero no quería concluir este artículo sin recordarles que generalmente el cambio de paradigmas nos saca de nuestra zona de confort causando en la mayoría, molestias, por lo que resulta crucial recordar que la capacidad de adaptarse ante nuevos retos es lo que determina la supervivencia de las especies, y en mi experiencia, si uno se muestra abierto al cambio, eventualmente las molestias pasan y el trabajo bien hecho queda. Sin más, los invito a asesorarse en el tema y a aprovechar las sinergias en la implementación del SFEP para replantearse la optimización de procesos de su compañía.
