En agosto de 2017, el Ministerio de Salud (Minsa) aprobó la implementación de una nueva estructura organizacional con el objetivo de hacer más eficiente la gestión de los medicamentos para, al menos, 834 instalaciones de salud que están bajo su égida, en las 15 regiones de salud, según reportes de 2016.
La decisión fue tomada por las autoridades del Minsa por las recurrentes quejas de los pacientes sobre la escasez de fármacos, y por las denuncias que efectuaban los proveedores por trámites extensos y burocráticos que tenían que pasar para la revisión, aprobación y pago de los contratos.
Tras cinco meses de haberse dado ese paso, los gestores de la iniciativa aseguran haber logrado “cambios significativos”. El mayor de ellos, afirman, es que los procesos de compra pasaron de un promedio de 189 días a 71.
Leo Marchosky, asesor del Minsa, manifestó que la transformación comenzó a finales de 2016. En ese momento, un diagnóstico efectuado evidenció que el 80% de los problemas en los procesos de compra se originaban en la institución.
Entre las falencias detectadas en el sistema están: que por décadas no se brindó continuidad a los planes implementados para mejorar los mecanismos de compra, que el personal era rotado constantemente y que se seleccionaban colaboradores sin ningún tipo de criterio.
A lo anterior se sumaban, según Marchosky, los extensos trámites para avalar las adquisiciones de medicinas, la falta de actualización tecnológica y el hecho de que el ministerio hacía una sola compra para todos los productos, es decir, que las compras de productos generales y aquellas de carácter especializado, como los insumos médico-quirúrgicos, no se hacían de forma separada.
“Todos estos temas originaban que una orden de compra se completara en seis meses [189 días]”, precisó.
CAMBIOS
Ricardo García, jefe de Compras y Proveeduría del Minsa, explicó que con todos los factores identificados se hicieron estudios para determinar en qué etapa de la revisión se detenían los expedientes y por qué, logrando identificar varios factores.
Citó como ejemplo que un expediente pasaba por ocho direcciones distintas hasta tres veces. Para corregir esto, se dispuso que los expedientes solo circularan por cinco departamentos y de manera unidireccional, es decir, que los documentos no deben ser devueltos al departamento anterior para solucionar un inconveniente encontrado, sino que el tema debe resolverse en el sitio en donde el problema fue detectado.
Además, se reorganizó, capacitó y sensibilizó al personal, y se instalaron programas informáticos que permiten llevar un inventario digital del almacén de medicamentos, ya que esta tarea se realizaba de forma manual.
En medio de esta transformación se han confeccionado tres documentos con los que esperan estandarizar los procesos: la guía de mejora de procesos, el manual de contrataciones del Minsa y el pliego de condiciones de medicamentos, que en este momento es analizado en el departamento legal.
García adelantó que para abril próximo se espera poder contar con un software que permita la trazabilidad de lo que se tiene en las bodegas en tiempo real.
“El objetivo es que las veces que un paciente vaya a la farmacia obtenga su medicamento”, concluyó.
LARGO CAMINO
Juan Carlos Canavaggio, coordinador de la Comisión de Salud de la Cámara de Comercio, Industrias y Agricultura de Panamá, señaló que han trabajado de manera estrecha con el Minsa para avanzar en el proceso de transformación.
Consideró que hay una buena disposición de las autoridades de salud y que están en la vía correcta. No obstante, dijo que aún queda mucho por hacer y que el camino por recorrer es largo.
Canavaggio indicó que a finales de 2017 la Cámara recibió varias quejas de proveedores, debido a atrasos significativos. Aunque dijo no tener la cifra exacta, estimó que podría superar los 20 millones de dólares.
Lucas Verzbolovskis, presidente de la Asociación de Representantes y Distribuidores de Productos Farmacéuticos (Aredis), adujo que el gremio que representa nunca fue consultado para este proceso.
De hecho, señaló que los miembros de Aredis insisten en que los trámites de los pagos continúan siendo deficientes. “Lo único que sé es que los pagos hasta final de año [2017] siguieron igual de complicados que antes. Atrasos significativos”, remarcó.